ГОСТ 2.501—2013: различия между версиями
| [досмотренная версия] | [досмотренная версия] |
Содержимое удалено Содержимое добавлено
KleverI (обсуждение | вклад) Нет описания правки |
KleverI (обсуждение | вклад) Нет описания правки |
||
Строка 10:
| ОКСТУ = 0002
| МКС = 01.100
| ДАТАВВЕДЕНИЯ =
| ИСТОЧНИК = http://standartgost.ru/g/ГОСТ_2.501-2013
| ГОД = 2013
Строка 16:
<div class="text">
<p style="text-align:center;font-size:1.5em
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены [[ГОСТ 1.0—92]]<ref>{{ПримВТ|[[ГОСТ 1.0—92|ГОСТ 1.0—92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения»]] заменён на [[ГОСТ 1.0—2015|ГОСТ 1.0—2015 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения»]].}}</ref> «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и [[ГОСТ 1.2—2009|ГОСТ {{nobr|1.2—2009}}]]<ref>{{ПримВТ|[[ГОСТ 1.2—2009|ГОСТ 1.2—2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»]] заменён на [[ГОСТ 1.2—2015|ГОСТ 1.2—2015 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»]].}}</ref> «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»
'''Сведения о стандарте'''
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией «Научно-исследовательский центр [[w:CALS-технологии|CALS-технологий]] „Прикладная логистика“» (АНО «НИЦ CALS-технологий „Прикладная логистика“»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
Строка 89:
== {{якорь|Раздел 1}}1 Область применения ==
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объёма документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
== {{якорь|Раздел 2}}2 Нормативные ссылки ==
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
Строка 121:
{{razr|Примечание}} — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
== {{якорь|Раздел 3}}3 Термины, определения и сокращения ==
{{якорь|Пункт 3.1}}'''3.1 Термины и определения'''
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
{{якорь|Пункт 3.1.1}}3.1.1 '''архивная копия''': Копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т. п.<ref>Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты к которым даны комментарии в [[#Приложение А|приложении А]].</ref>
{{якорь|Пункт 3.1.2}}3.1.2 '''контрольная копия''': Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.
{{якорь|Пункт 3.1.3}}3.1.3 '''рабочая копия''': Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.
{{якорь|Пункт 3.1.4}}3.1.4 '''организация — держатель подлинников''': Организация, осуществляющая хранение, учёт подлинников документов и имеющая право вносить в них изменении, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.
{{якорь|Пункт 3.1.5}}3.1.5 '''электронная копия бумажного документа''': Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.
{{якорь|Пункт 3.2}}'''3.2 Сокращения'''
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
Строка 148:
ТД — технологический документ (документы, документация).
== {{якорь|Раздел 4}}4 Основные положения ==
{{якорь|Пункт 4.1}}4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
{{якорь|Пункт 4.2}}4.2 Учёт документов и их хранение, а также учёт организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.
Учету подлежат:
Строка 165:
— все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по [[ГОСТ 2.503—2013|ГОСТ 2.503]]).
{{razr|Примечание}} — Учёт абонентов выполняют по [[#Форма 3|формам 3]] и [[#Форма
{{якорь|Пункт 4.3}}4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям {{comment|ЕСКД|Единая система конструкторской документации}} и {{comment|ЕСТД|Единая система технологической документации}} соответственно.
{{якорь|Пункт 4.4}}4.4 Подлинники электронных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} и электронных {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}} должны соответствовать требованиям [[ГОСТ 2.051—2013|ГОСТ 2.051]]*.
{{якорь|Пункт 4.5}}4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям [[ГОСТ 13.1.002—2003|ГОСТ 13.1.002]].
{{якорь|Пункт 4.6}}4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
— комплектность {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
Строка 181:
— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
{{якорь|Пункт 4.7}}4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
{{якорь|Пункт 4.8}}4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Строка 191:
Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.
{{якорь|Пункт 4.9}}4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в [[#Таблица 1|таблице 1]]:
</div>
Строка 253:
<div class="text">
{{якорь|Пункт 4.10}}4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по [[#Форма 1|форме 1]] (см. [[#Приложение Б|приложение Б]]).
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.
Строка 259:
При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично [[#Форма 1|форме 1]].
{{якорь|Пункт 4.11}}4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.
{{якорь|Пункт 4.12}}4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}).
{{якорь|Пункт 4.13}}4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.
Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.
Строка 269:
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов*.
{{якорь|Пункт 4.14}}4.14 Подлинники электронных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}) и копии электронных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами {{nobr|и/или}} на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.
Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.
{{якорь|Пункт 4.15}}4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учёт его применяемости.
Учёт применяемости осуществляют путем указания:
Строка 283:
Учёт применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).
Ручной способ учета применяемости {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} осуществляют в карточках учета документов по [[#Форма 2|формам 2]], [[#Форма
Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.
== {{якорь|Раздел 5}}5 Хранение подлинников ==
{{якорь|Пункт 5.1}}5.1 Подлинники бумажных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика.
Допускается хранить подлинники без учета форматов.
Требования к хранению подлинников согласно [[#Пункт 4.14|4.14]].
{{якорь|Пункт 5.2}}5.2 Подлинники {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}} следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по [[ГОСТ 3.1201—85|ГОСТ 3.1201]] в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.
Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}}, указанных в основной надписи технологических документов.
{{якорь|Пункт 5.3}}5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат A1, следует хранить в развернутом виде.
Подлинники, выполненные на листах не менее формата A1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
{{якорь|Пункт 5.4}}5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с [[#Приложение Г|приложением Г]].
{{якорь|Пункт 5.5}}5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении.
== {{якорь|Раздел 6}}6 Учёт и хранение бумажных копий ==
{{якорь|Пункт 6.1}}6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
{{якорь|Пункт 6.2}}6.2 Организации могут хранить следующие копии {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} и {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}: архивные, контрольные и рабочие.
{{якорь|Пункт 6.3}}6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. [[#Форма 2|форму 2]], [[#Приложение Б|приложение Б]]).
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.
Строка 321:
Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов.
{{якорь|Пункт 6.4}}6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).
{{якорь|Пункт 6.5}}6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.
{{якорь|Пункт 6.6}}6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.
При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с [[#Таблица Г.1|таблицей Г.1]] (см. [[#Приложение Г|приложение Г]]).
Строка 333:
Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с [[#Таблица Г.1|таблицей Г.1]] (см. [[#Приложение Г|приложение Г]]), а для брошюрования — в соответствии с [[#Таблица Г.2|таблицей Г.2]] (см. [[#Приложение Г|приложение Г]]).
{{якорь|Пункт 6.7}}6.7 Копии бумажных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.
Копии укладывают в следующей последовательности:
{{якорь|Пункт 6.7. Перечисление 1}}1) спецификация изделия;
{{якорь|Пункт 6.7. Перечисление 2}}2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
{{якорь|Пункт 6.7. Перечисление 3}}3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
{{якорь|Пункт 6.7. Перечисление 4}}4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).
{{якорь|Пункт 6.8}}6.8 Комплект копий {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}} укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}} по отдельным методам обработки и сборки изделия.
{{якорь|Пункт 6.9}}6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.
{{якорь|Пункт 6.10}}6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).
{{якорь|Пункт 6.11}}6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.
{{якорь|Пункт 6.12}}6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в [[#Приложение В|приложении В]].
{{якорь|Пункт 6.13}}6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
{{якорь|Пункт 6.14}}6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учёт запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет.
{{якорь|Пункт 6.15}}6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.
{{якорь|Пункт 6.16}}6.16 Учёт выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учёт осуществляют по карточкам учета документов (см. [[#Форма 2|формы 2]], [[#Форма 2а|2а]], [[#Приложение Б|приложение Б]]).
Выдачу и учёт возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. [[#Форма 3|формы 3]], [[#Форма 3а|3а]], [[#Приложение В|приложение В]]).
Строка 375:
— в графе «Разовые выдачи» (см. [[#Форма 2а|форму 2а]]) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
== {{якорь|Раздел 7}}7 Учёт и хранение бумажных копий документов других организаций ==
{{якорь|Пункт 7.1}}7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или A3.
{{якорь|Пункт 7.2}}7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.
{{якорь|Пункт 7.3}}7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями [[#Пункт 4.8|4.8]] и [[#Пункт 4.9|4.9]]. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
Строка 388:
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.
{{якорь|Пункт 7.4}}7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по [[#Форма 2|формам 2]], [[#Форма 2|2а]], [[#Форма 2|2б]] и [[#Форма 2|2в]] (см. [[#Приложение Б|приложение Б]]).
{{якорь|Пункт 7.5}}7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации.
{{якорь|Пункт 7.6}}7.6 В случае прекращения применяемости учтенных копий организация ставит в известность организацию — держателя подлинников для снятия их с учета.
== {{якорь|Раздел 8}}8 Восстановление подлинников ==
{{якорь|Пункт 8.1}}'''8.1 Общие положения'''
{{якорь|Пункт 8.1.1}}8.1.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.
Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.
{{якорь|Пункт 8.1.2}}8.1.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.
{{якорь|Пункт 8.1.3}}8.1.3 Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
{{якорь|Пункт 8.1.4}}8.1.4 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.
В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
{{якорь|Пункт 8.1.5}}8.1.5 В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
{{якорь|Пункт 8.2}}'''8.2 Восстановление бумажных подлинников'''
{{якорь|Пункт 8.2.1}}8.2.1 При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.
{{якорь|Пункт 8.2.2}}8.2.2 В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).
{{якорь|Пункт 8.2.3}}8.2.3 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.
{{якорь|Пункт 8.2.4}}8.2.4 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
Строка 437:
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.
{{якорь|Пункт 8.2.5}}8.2.5 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
{{якорь|Пункт 8.2.6}}8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
{{якорь|Пункт 8.2.7}}8.2.7 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №…» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
== Приложение А ==
Строка 449:
<center style="text-indent:0em;margin-bottom:24pt"><big>'''Комментарии к пунктам стандарта'''</big></center>
[[#Пункт 3.1.1|3.1.1]] и [[#Пункт 3.1.2|3.1.2]] В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий.
[[#Пункт 3.1.4|3.1.4]] Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника.
[[#Пункт 4.4|4.4]] Термины «Электронный конструкторский документ» и «Электронный технологический документ» стандартизованы в {{comment|ЕСКД|Единая система конструкторской документации}} и {{comment|ЕСТД|Единая система технологической документации}}. Эти документы в соответствии с их определениями должны иметь не только содержательную, но и реквизитную части, в том числе и установленные подписи.
[[#Пункт 4.6|4.6]] При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, таки бумажные {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} и {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе «
{{razr|Примечание}} — Документооборот — это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.
[[#Пункт 4.7|4.7]] Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение.
[[#Пункт 4.10|4.10]] При ручной регистрации имя файла(ов) указывают в инвентарной книге в графе «Примечание». При автоматизированной регистрации имя файла(ов) заносят в соответствующий реквизит (поле данных) автоматизированной системы.
[[#Пункт 4.13|4.13]] Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью её размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.
С подлинников электронных {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} и {{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}} изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного {{comment|КД|конструкторский документ (документы, документация)}} ({{comment|ТД|технологический документ (документы, документация)}}) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.
Строка 469:
Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.
[[#Пункт 4.14|4.14]] Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.
[[#Пункт 6.3|6.3]] Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе.
== Приложение Б ==
Строка 483:
<center>
{|
|width=770px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 1}}{{якорь|Форма 1}}Форма 1
|-
|align=center|'''Инвентарная книга'''
Строка 494:
<center>
{|
|width=770px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 2}}{{якорь|Форма 2}}Форма 2
|-
|align=center|'''Карточка учета документов (лицевая сторона)'''
Строка 505:
<center>
{|
|width=650px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 2а}}{{якорь|Форма 2а}}Форма 2а
|-
|align=center|'''Карточка учета документов (лицевая сторона)'''
Строка 516:
<center>
{|
|width=640px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 2б}}{{якорь|Форма 2б}}Форма 2б
|-
|align=center|'''Карточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов)'''
Строка 527:
<center>
{|
|width=660px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 2в}}{{якорь|Форма 2в}}Форма 2в
|-
|align=center|'''Карточка учета документов (оборотная сторона вторых и последующих листов)'''
Строка 538:
<center>
{|
|width=660px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 3}}{{якорь|Форма 3}}Форма 3
|-
|align=center|'''Абонентская карточка (лицевая сторона)'''
Строка 549:
<center>
{|
|width=680px align=right|{{якорь|Приложение Б. Форма 3а}}{{якорь|Форма 3а}}Форма 3а
|-
|align=center|'''Абонентская карточка (оборотная сторона)'''
Строка 564:
<center style="text-indent:0em;margin-bottom:24pt"><big>'''Образцы штампов по учету документов, выполненных в бумажной форме'''</big></center>
{{якорь|Пункт В.1}}В.1 Штампы предназначены для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.
{{якорь|Пункт В.2}}В.2 Штамп «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № …, … г.» с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.
{{якорь|Пункт В.3}}В.3 Штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН …, извещ. №… от … г.» ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.
{{якорь|Пункт В.4}}В.4 Штамп «ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ …» ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.
{{якорь|Пункт В.5}}В.5 Штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.
{{якорь|Пункт В.6}}В.6 Штамп «ЭКЗ. № …» ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.
{{якорь|Пункт В.7}}В.7 Штамп «ИНВ. № …, ЭКЗ. № …, … г.» ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других организаций.
Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.
{{якорь|Пункт В.8}}В.8 Штампы «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
{{якорь|Пункт В.9}}В.9 Штампы «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» и «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА» ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпускающему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.
{{якорь|Пункт В.10}}В.10 Штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.
{{якорь|Пункт В.11}}В.11 Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.
{{якорь|Пункт В.12}}В.12 Образцы штампов по учету документов приведены на [[#Рисунок В.1|рисунке В.1]].
</div>
Строка 601:
<center style="text-indent:0em;margin-bottom:24pt"><big>'''Складывание чертежей'''</big></center>
{{якорь|Пункт Г.1}}Г.1 Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий, перпендикулярных (продольных) к основной надписи, а затем вдоль линий, параллельных (поперечных) к основной надписи.
{{якорь|Пункт Г.2}}Г.2 Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного
листа.
{{якорь|Пункт Г.3}}Г.3 Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в [[#Таблица Г.1|таблицах Г.1]] и [[#Таблица Г.2|Г.2]], цифрами на линиях сгибов.
{{якорь|Пункт Г.4}}Г.4 Устанавливают следующие виды складывания:
— в папки в соответствии с [[#Таблица Г.1|таблицей Г.1]];
| |||