Канцелярские служители — звание это присвоено всем вообще лицам, вступившим в государственную службу исключительно в силу прав по происхождению и не имеющим права при самом вступлении на службу на получение какого-либо классного чина; в частности наименование К. с. прилагается к тем из этих лиц, которые определяются к низшим канцелярским по переписке и исполнению бумаг должностям, не имеющим особых названий. Произведенный в первый классный чин К. служитель получает наименование К. чиновника. Прежде К. служители составляли своеобразное сословие, прикрепленное к приказной службе. Начиная с 1720 г. издается ряд указов, предписывающих местным властям наблюдать, чтобы приказные, которые в XVIII в. именовались К. служителями, подьячими и приказнослужителями (последний термин встречается еще в одном указе 1839 г.), праздно не шатались, но отсылаемы были в те провинции города, где в них чувствовался недостаток; уклонение от службы грозило им теми же карами, что и дворянам, а по указу 17 апреля 1729 г. — отдачей в солдаты. В 1721 г. повелено было учредить школы, «где учить детей подьячих их делу, именно цыфири и как держать книги, ко всякому делу пристойные, и кто тому не выучится, к делам не употреблять». В силу сенатского постановления 1744 г. дети приказнослужителей, не годные к статской службе, в том числе и малолетние, «которые к обучению приказных дел ненадежны», подлежали отдаче в военную службу. Указ 11 октября 1755 г., неоднократно подтверждавшийся, предписывал, чтобы дети приказнослужителей не из дворян ни в какую иную службу, кроме приказной, не определялись. Разрешая до 1766 г. определять подьячих из солдатских и прочих служилых чинов людей, сенат упорно, но тщетно борется с проникновением в канцелярии подьячих из купечества, мещан и черносошных крестьянских детей; в 1752 г. он запрещает брать подьячих и из казаков и их детей. Ряд указов, с 1729 до 1781 г., подтверждает запрещение К. служителям, находящимся не у дел, ходатайствовать в судах в качестве поверенных. Даже по отношению к К. служителям, состоявшим на службе, пришлось в 1766 г. издать указ, запрещавший им писать челобитные без ведома и позволения секретаря; вслед за тем оказалось необходимым подтвердить указ 20 января 1724 г. о воздержании К. служителей «от вымыслов и вредительных сочинений». Служа в канцеляриях, приказные подразделялись на канцеляристов, подканцеляристов и копиистов: первые занимались составлением бумаг под руководством и наблюдением секретаря (который также причислялся к К. служителям), последние — перепиской их набело. Одни К. служители получали жалованье, другие довольствовались от дел. Служба К. служителей в XVIII в. была, по общему правилу, повинностью, но не путем к возвышению; Сенат в 1773 г. разъяснил, что приказнослужители, «хотя бы и обер-офицерские ранги имели, дворянским достоинством пользоваться не могут». К. служители были исключены из подушного оклада, но права владеть населенными имениями они в силу указа 1739 г., подтвержденного межевой инструкцией 1754 г., не имели; указом 2 июля 1758 г. было разъяснено, что они не могут покупать крепостных и без земли. В 1775г. запрещено было увольнять приказнослужителей от службы без свидетельства о болезни через медицинскую коллегию или ее контору. Освобождение дворян от обязательной службы усилило недостаток в К. служителях, вследствие чего в 1778 г. разрешено было принимать К. служителей из свободных и в подушный оклад не положенных людей, как то: из купечества, вольноотпущенных и т. п. Обязательная служба наследственных К. служителей во многом носила черты крепостной зависимости. Еще указ 13 июля 1804 г. свидетельствует, что «в некоторых губерниях советники губернского правления наказывают приказнослужителей непристойно и бесчинно, как то: сажают под стражу в тюрьму, содержат в цепях, таскают за волосы, бьют по щекам и в присутствии, наконец, и самых больных понуждают к отправлению должности». Указом 14 октября 1798 г. начальству предоставлено было отсылать к определению в военную службу не только неспособных приказнослужителей, но и нерадивых; лишь указом 24 июля 1822 г. наказание это поставлено было в зависимость от суда. Постепенное раскрепощение К. служителей от канцелярий началось в 1790 г., когда К. служителям разрешено было переходить в военную службу нижними чинами. В 1808 г. детям К.. служителей, оказавшимся не способными ни к приказной, ни к военной службе, предоставлено было записываться в мещанство и цехи или в казенные поселяне. Именным указом 22 декабря 1832 г. К. служителям разрешено записываться в мещане без согласия общества и без удостоверения о неспособности к гражданской или военной службе. Для детей неимущих К. служителей решено было учредить в губерниях училища (такие училища существовали в Иркутске, Перми и других городах). Дальнейшее законодательство затрудняет производство К. служителей в первый классный чин, поставляя его в зависимость от образования. В 1834 г. постановлено было, что К. служители не могут быть произведены в первый классный чин за отличие; правило это действует и поныне.
По действующему законодательству К. служители распределяются по разрядам, смотря по происхождению. Окончившие курс в гимназиях или равных им учебных заведениях производятся в чин 14-го класса: К. служители первого разряда — через 1 год, второго и четвертого разрядов — через 2 года, третьего разряда — через 4 года. К. служители, не окончившие курса в среднеучебных заведениях, производятся в первый классный чин лишь по выдержании испытания в объеме курса уездного училища, сроки же выслуги для них удвоены, а для К. служителей третьего разряда, не имеющих по происхождению прав почетного гражданства — увеличены до 10 лет. Жалованье как К. чиновникам, так и К. служителям назначается, по усмотрению начальства, из общей суммы, штатом на них определенной.
Особый разряд составляли в свое время К. служители духовного ведомства. В 1732 г. Сенат постановил, чтобы в Св. Синод подьячие брались исключительно из поповских, диаконских и причетнических детей. В конце XVIII ст. детей церковнослужителей стали принимать на службу и по гражданскому ведомству, но положением о К. служителях 14 октября 1827 г. это было воспрещено. Затем в 1830 г. разрешено было принимать церковнослужителей и детей их К. сл. в духовные консистории, духовные попечительства и правления. Вновь возникшее разграничение между К. служителями духовного и гражданского ведомств уничтожено в 1871 г.